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关于印发《深圳市社会化管理企业退休人员档案管理暂行办法》的通知

日期:2006-08-29 00:00 来源:市社保局
 

各区档案局,劳动(人力资源)局,街道劳动保障事务所,区级企业退休人员档案管理单位,市社保中心及其各管理处:


    现将《深圳市社会化管理企业退休人员档案管理暂行办法》印发给你们,请认真贯彻执行。执行过程中遇到问题及其建议,请及时向市社保机构反映。


二○○六年八月二十九日



深圳市社会化管理企业退休人员
档案管理暂行办法


为贯彻落实深办发〔2004〕17号和深府办〔2006〕72号文精神,加强对社会化管理企业退休人员人事档案的规范管理,根据有关规定,制定本办法。


一、档案的交接
企业在移交退休人员人事档案前,应按有关人事档案的管理要求,将档案材料归类整理、装袋封口,并在封口处填写日期加盖单位骑缝章后再移交。街道劳动保障事务所应按上述规定进行查验,符合要求的予以接收。


二、档案的管理
区档案局负责对辖区社会化管理企业退休人员人事档案管理工作的业务指导;街道劳动保障事务所负责社会化管理企业退休人员人事档案的接收、暂存、转递工作;区一级企业退休人员人事档案管理单位负责档案的保管和提供利用服务。


(一)街道办事处要建立符合有关标准的专门档案室,面积按照每千卷不少于10平方米的标准安排,统一使用档案柜,配备正式工作人员专人管理。工作制度要上墙,加强安全保密工作,防止档案的遗失和泄密。强化档案管理中的“九防”措施,以防事故的发生。


街道劳动保障事务所要按有关规定认真履行人事档案管理的工作职责,街道一级原则上不提供档案的利用服务。接档后不拆封,用全市统一的《深圳市企业移交社会化管理服务退休人员人事档案袋》封存,按要求用黑墨水笔填写封面的内容,在封口处填写接档日期,用街道劳动保障事务所的专用章盖骑缝章,并开具《深圳市企业退休人员社会化管理档案收件回执》。


街道劳动保障事务所按各区规定的期限将退休人员人事档案转递到区一级指定存放的档案保管单位。人事档案一般在街道存放不应超过一个月,如企业一次性移交批量大,应及时转递到区一级存放点保管。


(二)区一级企业退休人员档案管理单位要按照国家《档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》的规定,做好企业退休人员人事档案的保存和管理,并做好辖区内街道一级档案接收人员的业务培训指导工作,及企业退休人员人事档案的保管、统计和利用服务工作。


三、档案的转递


社会化管理企业退休人员人事档案的转递,要按机要交通规定来完成,一般由专人专车取送,并做好审查、清点、登记、签收等工作,以备查考。


四、档案的利用


退休人员及亲属不允许查阅、借出其本人的人事档案。单位因工作需要查阅、借用档案的,查阅人或借档人与档案管理人员应对档案材料进行认真清点登记,并双方签字确认后方可查阅、借用。


(一)因工作需要查阅退休人员档案,须凭单位介绍信,经档案管理单位负责人批准后,填写查阅登记表,由管理人员取出档案后在阅档室查阅。


(二)退休人员档案一般不准借出,特殊情况凭单位介绍信和借阅报告,经档案管理单位负责人批准,严格履行有关手续后方可借出,并限期归还。借档人归还档案时,管理人员要当场进行审查核对,如发现问题须立即追查并报告领导,积极采取措施减少损失。


(三)经档案管理单位负责人批准抄录、复制、复印的材料,由管理人员核实无误后,加盖档案证明专用章和“经核实与原件相符”印章。


(四)各区企业退休人员档案管理单位应制定档案查阅、外借管理制度。查阅、外借档案必须严格遵守保密制度和有关规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者,应视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分;触犯法律的,追究其法律责任。


五、档案的保密


(一)档案工作人员必须严格执行《档案法》和《保密法》,在公共场所不得随意谈论档案中有关机密事项。


(二)任何人不得擅自携带档案外出或到家中翻阅。


(三)档案工作人员必须严守保密制度,不得和亲友或无关人员泄密档案机密。


(四)未经有关领导批准任何人不得擅自复印或拍照档案。


(五)一旦发现泄露现象或档案被盗、丢失,档案工作人员应立即向上级有关部门进行汇报,并主动提供线索,采取措施及时挽回损失。


附件:


1.企业退休人员档案管理单位工作职责


2.档案库管理工作人员的岗位职责


3.档案保管制度


4.档案保密制度


5.档案的鉴定销毁制度


6.档案库房管理规定


附件1:


企业退休人员档案管理单位工作职责


一、接收、鉴别、整理、保管企业退休人员人事档案。


二、办理人事档案的查阅、借阅和转递手续。


三、为有关部门提供社会化管理的企业退休人员情况。


四、做好人事档案的安全、保密、保护工作。


五、办理其它涉及档案的有关事项。



附件2:


档案库管理工作人员的岗位职责


一、坚持四项基本原则,积极宣传贯彻执行《档案法》。


二、严格执行《档案法》和《保密法》,防止档案的损失,钻研本职业务,把档案的自然损坏率降到最低限度。


三、不定期对档案进行检查,发现问题及时向上级汇报,采取补救措施,确保档案的完整无损。


四、做好档案统计,及时、准确地对收进、转出等情况进行统计,年终进行档案的全面检查统计。


五、严格落实档案管理防盗、防火、防盗、防尘、防霉、防虫、防光、防鼠的“七防”措施,防止一切事故发生。


六、保持库内环境整洁,坚持日擦拭、周扫除、月清洁的卫生制度。



附件3:


档案保管制度


一、档案库内的档案要分门别类,科学系统地排列,摆放整齐,档案编号统一,以便档案流动利用管理。


二、每季对档案进行一次全面检查,认真做好登记,发现问题及时向领导汇报,解决并采取补救措施,确保档案的完整无损。


三、努力学习和改进档案的保护技术,对损坏和字迹退色的档案,及时进行修补和复制。


四、档案装具质量必须符合档案保管要求,不得随意使用伪劣的档案装具。


五、档案人员调动时,认真细致的做好档案移交工作,有完备的移交手续,交接时逐卷校对,发现问题分清责任,逐级上报。



附件4:


档案保密制度


一、档案工作人员必须严格执行《档案法》和《保密法》,在公共场所不能随意谈论档案中有关机密事项。


二、任何人不得擅自携带档案外出或到家中翻阅。


三、档案工作人员必须严守保密制度,不得和亲友或无关人员泄漏档案机密。


四、未经领导批准任何人不得擅自复印或拍照档案。


五、一旦发现泄密现象或档案被盗,损坏,档案工作人员应立即向领导进行汇报,并主动提供线索,采取措施及时挽回损失。



附件5:


档案的鉴定销毁制度


一、定期对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁,未经鉴定和批准一律不准销毁任何档案。


二、鉴定档案必须由档案部门和有关部门组成鉴定小组,共同进行鉴定和提出存毁意见。


三、对确无保存价值的档案,应编制档案销毁清册一式两份,写出书面报告,经档案主管部门批准方可销毁。


四、对批准销毁的档案,除特殊情况外,一般应缓期一年执行,销毁时应指定两人负责监销,防止档案损失和泄密,销毁人要在销毁清册上签名,并注明“已销毁”字样和销毁日期。


五、销毁清册要作为永久案卷保存。



附件6:


档案库房管理规定


一、档案库房必须由专人负责管理,库房及柜架钥匙由专人保管。


二、非本室工作人员未经允许不得进入库房。凡来访人员,须经领导批准,并由本室人员陪同,方可入库。


三、库房管理人员必须做到人离门锁,每天下班前进行一次全面检查;节、假日要将库门贴上封条。


四、库房管理人员必须按规定使用空调机、抽湿机及消防监控、报警器等库房设备、设施,并定期检查,维护设备设施的完好。


五、库房管理人员要做好档案防护工作,按时换放防虫、防霉药剂;声像档案库严禁带入磁性物体。


六、库房内不得吸烟、喝水、存放食物。


七、库房管理人员必须按时做好库内温湿度的测记、统计和调节、控制工作。每季度统计、分析一次。及时调节温、湿度,将温度控制在14-24℃±2℃,相对湿度控制在45-60%±5%。


八、库房内要有档案存放位置示意图,柜架上要有检索标记,调阅档案须使用调卷卡,阅卷完毕后及时归还原处。


九、库区必须保持整洁、安静,不堆放杂物,不大声喧哗。进入库区必须穿上工作服,换上拖鞋。每周打扫一次卫生。


主题词:劳动保障 退休人员 档案 管理 通知
深圳市劳动和社会保障局办公室 2006年8月29日印发 (印200份)